退職の意思表示は撤回できる？辞職と合意解約の違いを弁護士が解説

退職の意思表示の撤回

従業員から退職したいと申し出があった数日後に、やはり撤回したいと言われた場合、企業はそれに応じなければならないのでしょうか。近年はショートメールやビジネスチャットで退職の意向が伝えられることも増え、対応を誤れば雇用契約上の地位確認を求める訴訟に発展することもあります。

退職の意思表示には辞職と合意解約の2種類がある

従業員からの退職の申出は、法的には大きく二つに分かれます。どちらにあたるかによって、いつ契約終了が確定するのか、撤回に応じる必要があるのかが変わってきます。まずはこの区別から確認していきます。

一方的に契約を終わらせる辞職

労働者が自分の一方的な意思表示によって労働契約を終わらせることを辞職といいます。期間の定めのない労働契約であれば、労働者はいつでも解約を申し入れることができ、申入れの日から2週間が経過すると契約は終了します（民法第627条第1項）。

辞職は相手方の同意を必要としない一方的な意思表示ですので、それが会社に到達した時点で効力が生じます。〇月〇日をもって退職しますといった確定的な表現が使われ、会社の判断を待つ姿勢が見られない場合には、辞職と評価されやすくなります。

会社の承諾があって成立する合意解約

これに対して、会社と労働者の合意によって労働契約を終わらせることを合意解約といいます。実務で退職願という表題で提出される書面の多くは、この合意解約の申込みにあたります。

申込みである以上、会社が承諾するまでは契約終了の効力は生じません。逆にいえば、承諾があった瞬間に契約終了が確定します。なお合意解約の場合、民法が定める2週間の予告期間を置く必要はなく、双方が合意すればいつでも契約を終わらせることができます。

退職届か退職願かという書面の名前では決まらない

退職届と書いてあれば辞職、退職願と書いてあれば合意解約と考えてよいかというご質問をよくいただきますが、実際にはそのような形式的な区別はされません。

裁判所は書面の表題ではなく、本人の発言がどれだけ確定的だったか、提出に至る経緯はどうだったか、会社の慰留に対してどう反応したか、退職日を本人が自ら指定していたかといった事情を総合して判断します。上司の慰留を明確に拒み、退職日まで自分で指定して提出したのであれば、表題が退職願であっても辞職と評価される可能性があります。

ショートメールやチャットでの申出も有効になる

意思表示の方式は法律上自由です。書面でなければならないという決まりはなく、口頭でも、電子メールでも、ショートメールやビジネスチャットのメッセージであっても、退職の意思表示として有効になり得ます。

正式な書面が出ていないのだから、まだ何も起きていないという理解は法的には誤りです。テレワークが広がったことで、対面ではなくメッセージで退職の意向が伝えられる場面は着実に増えています。どのような形で伝えられたとしても、それが法的な意思表示になり得ることを前提に対応する必要があります。

退職の意思表示は撤回できるのか

ここからが本題です。いったん伝えられた退職の意思表示を、労働者が後から撤回することは認められるのでしょうか。結論は、辞職か合意解約か、そして会社の承諾があったかどうかで分かれます。

辞職は会社に届いた時点で撤回できなくなる

辞職は一方的な意思表示であり、会社に到達した時点で効力が発生します。したがって、それ以降は労働者が一方的に撤回することはできません。撤回が認められるのは、会社がそれに同意した場合だけです。

つまり辞職と評価される申出であれば、企業は撤回に応じる法的な義務を負いません。もっとも、本当に辞職といえる内容だったのかは後から争われる余地があるため、企業としてはその一点に頼りきった対応は避けたほうが安全です。

合意解約は会社が承諾するまで撤回できる

一方、合意解約の申込みについては、会社が承諾するまでの間、労働者は原則としてこれを撤回できると考えられています。申込みの段階では、契約終了の効力がまだ生じていないためです。

ただし、撤回が無制限に認められるわけではありません。裁判例は、会社に予想外の損害を与えるなど信義に反すると認められる特段の事情がある場合には撤回できないとしています。退職を前提に後任者の採用を終え、引継ぎも済ませた段階で撤回を申し出るようなケースが、これにあたり得ます。

承諾する権限を持っているのは誰か

撤回できるかどうかが承諾の有無で決まる以上、誰の行為が会社の承諾にあたるのかが決定的に重要になります。ここが実務では最も見落とされやすい点です。現場の課長や係長が退職願を受け取っただけでは、会社としての承諾があったとは評価されない可能性があります。

この点について最高裁は昭和62年9月18日の判決（大隈鐵工所事件）で、人事管理の最終決裁権者である人事部長が退職願を即時に受理した行為をもって会社の承諾があったと判断し、その翌日に申し出られた撤回を認めませんでした。従業員の退職による利害得失を判断できる立場の者が受け取った場合には、受け取るという行為そのものが承諾と評価され得るということです。

就業規則の書き方で撤回できる期間が変わる

もっとも、就業規則などで退職の承認は辞令の交付によるといった手続が定められている場合には、その手続が終わるまで承諾があったとは認められません。同じ最高裁判決も、特段の定めがない限り一定の方式によらなければならないものではないと述べており、裏を返せば定めがあればそれに従うということです。

自社の就業規則の書きぶりによって、労働者が撤回できる期間の長さが変わることになります。退職願の提出後、会社が承認したときに退職とするとだけ定め、承認の方法や時期を書いていない規定では、いつ承諾があったのかが後で争いになりかねません。

撤回や取消しが認められる例外的な場面

会社の承諾によって合意解約が成立した後であっても、労働者から意思表示そのものに問題があったと主張されることがあります。実務で問題になるのは主に次の三つです。

勘違いがあった場合の錯誤

民法第95条は、法律行為の基礎とした事情についての認識が真実に反する錯誤があり、それが重要なものであるときは意思表示を取り消すことができると定めています。退職の場面では、休職を延長できないと思い込んでいた、退職しなければ解雇されると誤解していたといった動機の錯誤が主張されがちです。

ただし動機の錯誤で取消しが認められるには、その動機が法律行為の基礎とされていることが相手方に示されていた必要があります。加えて、本人に重大な過失があった場合は原則として取消しを主張できません。制度について会社が事前に説明し、問い合わせにも回答していた経緯があれば、本人が理解していたと評価されやすくなります。説明を尽くして記録を残しておくこと自体が、後の主張への備えになります。

追い込まれて出した場合の強迫

退職しなければ懲戒解雇にすると告げる、長時間にわたって退職届の作成を求める、複数人で取り囲んで退職を迫るといった対応によって労働者を畏怖させ、退職を申し出させた場合には、強迫による取消しが認められる可能性があります（民法第96条第1項）。

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退職勧奨の場面で最も注意を要する類型です。退職勧奨そのものは違法ではありませんが、進め方を誤れば退職の意思表示が覆されるだけでなく、不法行為として損害賠償を求められるおそれもあります。面談の回数や時間、同席者の人数、発言内容には慎重な配慮が必要です。

本心ではない申出と心裡留保

本人に本当は退職する意思がないことを会社側が知っていた、あるいは知ることができた場合には、心裡留保として意思表示が無効になる余地があります（民法第93条第1項）。

たとえば、業務上のミスを注意された従業員が感情的になり、その場の勢いでそれなら辞めますと口にしたようなケースです。前後の状況から本心でないことが明らかなのに、これをそのまま受理して退職手続を進めれば、後から有効性を争われる可能性があります。売り言葉に買い言葉で出た一言を、そのまま会社の判断材料にしないことが大切です。

休職中の従業員から退職を申し出られたとき

退職の意思表示をめぐる紛争は、私傷病による休職からの復職の場面で特に起きやすい傾向があります。メンタルヘルスの不調による休職が増えている現在、多くの企業にとって避けて通れない課題です。

休職期間の満了が退職の申出を生みやすい

多くの企業では、私傷病による休職期間が満了しても復職できない場合に労働契約が自動的に終了する、いわゆる自然退職の定めを置いています。この定めがあれば、本人が退職の意思表示をしなくても契約は終了します。

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逆にいえば、期間満了が近づく場面では、本人がどうせ辞めることになると考えて自ら退職を申し出やすくなるということでもあります。後から追い込まれて出したものだと主張されないためにも、休職期間の残り、復職の判断基準、期間が満了したときの取扱いを書面で示し、説明した記録を残しておくことが重要です。

主治医の診断書だけで復職を判断しない

復職できるかどうかをめぐっては、主治医の診断書の評価が争点になることがあります。主治医は本人の希望や訴えを踏まえて診断書を作成する立場にあり、その企業の具体的な業務内容や職場環境を前提にしているとは限りません。

そのため、診断書だけで判断するのではなく、産業医の意見を聴く、本人と面談して生活リズムや通勤の可否を確認する、復職先で想定される業務を具体的に示したうえで遂行できるかを見るといった多面的な確認が求められます。短期間で診断内容が大きく変わっている場合には、その理由も確かめておきたいところです。

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復職条件の示し方に配慮する

復職にあたって短時間勤務や業務の軽減といった条件を示すこと自体は、安全配慮義務（労働契約法第5条）の観点からむしろ適切な対応です。回復途上の従業員をいきなり従前どおりの業務に戻すほうが、かえってリスクがあります。

ただし、その示し方によっては、本人が実質的に退職を迫られたと受け止めることがあります。特に、示す選択肢の中に退職を並べて回答期限を設ける場合は慎重さが必要です。段階的な復職の進め方であることを丁寧に説明し、勤務条件は固定的なものではなく回復の状況に応じて見直す旨をあわせて伝えることで、余計な誤解を防ぐことができます。

退職の申出を受けたときの実務対応

ここまでの法的な枠組みを踏まえて、企業が平時から整えておきたい対応を四つに整理します。いずれも特別な仕組みではなく、社内のルールと運用を少し見直すだけで実現できるものです。

受理と承諾を分けて考え、権限者を決めておく

まず、退職の申出を受け取る行為と、会社としてそれを承諾する行為を社内で明確に区別してください。そのうえで、承諾する権限を持つ者を役職で特定し、就業規則または社内規程に書いておくことをおすすめします。

前述のとおり、権限を持つ者が受け取った時点で承諾が成立したと評価される可能性があります。その場で受け取ってよいのか、いったん預かるにとどめるのかを、現場の管理職まで共有しておくと安心です。誰が窓口になるかを決めておくだけでも、対応のばらつきはかなり減らせます。

その場で受理せず面談で意思を確かめる

メッセージや口頭で退職の意向が伝えられた場合、その場で受理せずに、改めて面談の機会を設けることが有効です。面談では、退職を考えるに至った理由、制度や処遇について誤解している点はないか、希望する退職日、翻意の余地があるかどうかを確認します。

そのうえで正式な書面の提出を求めます。この一手間が、本人の真意を確かめる機会になると同時に、企業にとっては後の紛争を防ぐ最大の備えになります。優秀な人材の引き止めにつながることもあり、労務管理の面でも意味のある手続です。

承諾した事実と時期を書面で残す

会社が承諾したことと、その時期を明確に記録してください。退職合意書を取り交わす、あるいは承諾通知書を交付するといった方法が考えられます。口頭のやり取りだけで済ませてしまうと、後になって承諾がなかったと主張される余地を残すことになります。

あわせて、退職日、退職の事由、年次有給休暇の取扱い、貸与物の返却、秘密保持義務の確認といった事項を書面にしておけば、退職後のトラブルも同時に防ぐことができます。ひな形を用意しておき、そこに記入する運用にしておくと現場の負担も小さくて済みます。

就業規則の退職と休職の規定を点検する

最後に就業規則の点検です。実際の紛争は、規定の不備から生じることが少なくありません。退職の申出方法と申出の時期、退職の承認を行う主体とその方法、休職期間と通算の取扱い、期間が満了したときの効果、復職の判断基準や産業医または会社指定医の受診に関する定めを確認してください。

特に承認の方法と復職の判断手続は、規定の有無で結論が変わり得る部分です。何年も見直していない就業規則をお使いであれば、この機会に専門家を交えて点検されることをおすすめします。

退職の撤回についてよくある質問

口頭で辞めますと言われただけでも意思表示になりますか

意思表示の方式は法律上自由ですので、口頭であっても退職の意思表示として有効になり得ます。ただし後から言っていないと争われるリスクがあるため、実務上は書面での提出を求めるのが適切です。感情的なやり取りの中で出た発言については、本心に基づくものかどうかを慎重に確かめる必要があります。

撤回を求められたら必ず拒否すべきですか

法的に拒否できる場合であっても、拒否することが常に最善とは限りません。人材確保の観点や、紛争が長引いた場合のコストを踏まえ、経営判断として撤回に応じる選択肢もあります。大切なのは、法的にどこまで拒否できる立場にあるのかを正確に把握したうえで判断することです。

申出から2週間以内なら撤回できるのではないですか

民法第627条第1項の2週間は、辞職の効力が発生するまでの予告期間であり、撤回できる期間ではありません。辞職の意思表示は会社に到達した時点で効力が生じ、それ以降は原則として撤回できません。合意解約であれば、会社の承諾があった時点で契約終了が確定します。2週間は撤回の猶予期間ではないという点を、労使双方が誤解しやすいところです。

メールで届いた退職の意向をそのまま受理してよいですか

本人が送信したものかどうか、本心からの申出かどうかを確かめないまま受理することは避けるべきです。特に休職中や体調がすぐれない従業員からの申出については、面談の機会を設けたうえで正式な書面の提出を求めることをおすすめします。急いで受理して得られるものは、ほとんどありません。

まとめ

退職の申出は、受け取った瞬間にすべてが終わるものではなく、法的にはそこから契約終了が確定するまでのプロセスがあります。辞職であれば会社への到達時点で、合意解約であれば会社が承諾した時点で結論が固まり、それ以前かどうかで撤回の可否が分かれます。承諾する権限を持つ者が受理すれば、その瞬間に承諾が成立したと評価されることもあります。

そして成立後であっても、錯誤や強迫、心裡留保があれば取消しや無効を主張される余地が残ります。特に休職からの復職の場面は紛争になりやすく、説明と記録の徹底が欠かせません。こうした手続を整えることは、企業が自らを守るためだけのものではありません。本人の真意を確かめる時間を設けることは、辞める側にとっても納得のいく結末につながります。

弁護士法人宇都宮東法律事務所では、宇都宮市をはじめ栃木県内の企業の皆様に対し、就業規則の退職や休職に関する規定の整備から、個別の退職申出への対応、休職者の復職判断まで、実状に即した具体的なアドバイスを行っております。従業員の退職をめぐる対応にご不安があるときは、トラブルが表面化する前の段階でご相談ください。

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